例年、この時期は年賀状作成に頭を悩ませていらっしゃる社長さんもいらっしゃるのではないでしょうか。
個人的には、毎年枚数は減っているものの田舎にいる旧友や親戚、これまでお世話になった方への年に一度のご挨拶状として出していますが、企業として出すかはまた別のお話でしょうか！？
近年では、メールやLINEなどのメッセージングツールの普及やペーパーレス化、業務効率化を理由に廃止される企業様も多いようです。さらに、新型コロナウイルスの影響で在宅ワークが広がり、本当に必要な業務の見直しのなかで年賀状の作成を行わなくなったという話も聞きます。
貴社はどのような方針ですか？
◆来年の年賀状から廃止する場合
お取引き様にメールで廃止のお知らせをお送りするのが良いですね。
タイトルに「本年度の年賀状に関するお知らせ」と書き、本文で、「近年の虚礼廃止の流れや自然環境意識の高まりなどを鑑み」と理由を記載するのが一般的なようです。
合わせて、必要があればホームページのお知らせ欄に投稿しておくことも検討してみてはいかがでしょうか。
＜メールテンプレ＞
タイトル：本年度の年賀状に関するお知らせ
本文：◯◯様
いつも大変お世話になっております。
◯◯株式会社の◯◯でございます。
この度当社は、近年の虚礼廃止の流れや
自然環境意識の高まりなどを鑑み、
全てのお取引先企業様に対し
年賀状によるご挨拶を控えさせていただくことと致しました。
誠に勝手ではございますが
何卒ご理解いただきますようお願い申し上げます。
今後とも変わらぬご厚情を賜りますよう
どうぞ宜しくお願い申し上げます。
—
署名
＜ホームページのお知らせテンプレ＞
タイトル：年賀状送付廃止のお知らせ
本文：
この度当社は、近年の虚礼廃止の流れや自然環境意識の高まりなどを鑑み、全てのお取引先企業様に対し年賀状によるご挨拶を控えさせていただくことと致しました。
誠に勝手ではございますが、何卒ご理解いただきますようお願い申し上げます。
今後とも変わらぬご厚情を賜りますよう宜しくお願い申し上げます。
◆新年のご挨拶をメールで送信する場合
お取引き様にメールで新年のご挨拶をする場合には、できれば個別で一通一通お送りするのが丁寧だと言われていますが、顧客数・取引先数が数百、数千となる場合は現実的ではありませんよね。
一通、一通送信できる場合はテンプレをアレンジしつつ、その方に合わせたご挨拶を付け加えるとお気持ちが伝わりやすくなりますね。
また、一斉送信の場合は、日頃利用しているメール配信サービスがあればそちらでご挨拶メールをお送りしましょう。通常利用中のメーラーでは迷惑メール等のフィルターにかけられてしまい受信されないことになってしまうため、メール配信サービスを契約することをオススメします！
＜メールテンプレ＞
タイトル：新年のご挨拶【◯◯株式会社】
本文：
◯◯様
新春のお慶びを申し上げます。
◯◯株式会社の◯◯でございます。
旧年中は大変お世話になり誠にありがとうございました。
本年も貴社のご発展に寄与できますよう
業務に精励いたします所存でございます。
本年もどうぞよろしくお願い申し上げます。
—
署名
◆年末年始のお知らせをホームページに記載する場合
合わせて対応しておきたいのが、ホームページへの年末年始の休業期間のお知らせですね。
基本的に、ホームページのお知らせ欄が動いていないホームページはそれだけで心象が良くないです。
こまめに自社の状況をお知らせしていること、これが重要です。
そして、年末年始にお問い合わせをいただけた場合、休業期間であれば対応が遅くなるということもお知らせしておくと丁寧ですよね。
＜ホームページのお知らせテンプレ＞
タイトル：年末年始休業のお知らせ
本文：
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。
誠に勝手ながら、弊社では下記の期間を年末年始休業期間とさせていただきます。
休業期間： 2021年12月◯日（◯）～2022年1月◯日（◯）
本サイト・お電話・メール等でのお問い合わせは、
2022年1月◯日（◯）以降の対応になりますことをあらかじめご了承くださいませ。
ご不便をお掛けいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
社長のマネージャーとしてはこのあたりも抜かりなくサポートしておきたい項目です！
師走を迎える前に、準備しておきましょう！