コロナによって、オンラインミーティングの回数が増えた！なんてお声もたくさん耳にするようになりましたが、みなさん、スケジュールの管理はどのようにされていますか？
◆手帳
◆Googleカレンダー等のカレンダーアプリ
◆メモ
などなど、様々なツールで管理ができますが…
このblogでは、ご自分（社長）と他の人（社員や秘書、アシスタント、外部パートナー等）がスケジュールを共有することで日程調整が格段にラクになるコツをお伝えしていきたいと思います。
ITツールが普及してきたことで起こる弊害の一つに、どのツールで何をするか？のMYルールもしくは社内ルールがないことで、結局「どこにその情報があるのか？」を探している時間がかさみ、逆に非効率になってしまうということがあります。
せっかく便利なツールが存在するので、使いこなす立場となって大いに活用をしていきたいものですね。
結論
| 社長のスケジュールは最低アシスタントにも共有すべし！ ⅰ スケジュールは『Googleカレンダー』で一元管理しアシスタントと共有しておく ⅱ スケジュール調整ルールを決めてアシスタントと共有する ⅲ 日程調整はアシスタントに任せる |
ⅰ スケジュールはGoogleカレンダーで一元管理する
会社の顔である社長にアポイントメントの依頼が多く集中することは言うまでも有りません。
しかしながら、お忙しい社長は次から次へと予定が目白押しでしょうからアポインとの日程を管理するという作業に時間をかけておられるのはもったいない！と、感じるわけです。
まず、スケジュールは『Googleカレンダー』で一元管理することを決めましょう。
Gmailをお持ちでしたらすぐに活用することができます。
Googleカレンダーをオススメする理由はこちらです。
①世界的に利用しているユーザーが多い
②操作が簡単
③他のユーザーとの共有が簡単
Googleカレンダーは、Google Workspaceのアプリケーションの一つですが、ビジネスプランで有料契約すると、社内メンバーとのカレンダー共有はすぐにできます。さらに、フリープランで利用されているユーザーとも簡単に共有ができるのがGoogleカレンダーの良いところです。
これまで手帳に予定を書いていたという社長さんも、Gmailをお持ちだったらすぐ始められますよとGoogleカレンダーをオススメしたところ、ものの数時間でコレいいね！と手帳からGoogleカレンダーのみに移行され、現在では私たち事務代行のメンバーにカレンダーを共有いただいているので、打ち合わせ等の日程調整が一瞬で終えることが出来ます。
他のユーザーとカレンダー情報を共有するというのは一体どういうことなのか？と思われる方もいらっしゃるかもしれませんが、Googleカレンダーには共有の方法がいくつかありますので、運用に合う方法を試していただくと良いと思います。
共有方法というのは、共有する相手にどこまでの権限を付与するか？ということです。
自分のカレンダーを共有する相手が全て把握でき、閲覧・編集が可能な権限を与えるのがカレンダーをフルオープンにする方法です。
その他に、カレンダーを閲覧できるが編集は不可にする方法と、カレンダーに予定が入っていることは閲覧できるがその詳細は閲覧不可という権限。
相手との関係性によってご判断ください。
ちなみに、私はアシスタントに対してフルオープンでカレンダーを共有しています。
共有方法については、Crucial Worksさんのページでご紹介されていますのでぜひ設定してみてください！
ⅱ スケジュール調整ルールを決めてアシスタントと共有する
カレンダーを共有しておけば、社長がどんなスケジュールで仕事をしているのかが一目瞭然になりますので、例えば、少し社長に聞きたいことがある場合にもむやみに電話をかけるのではなく、比較的スケジュールが埋まっていないタイミングを見計らうこともできますよね。
逆にアシスタントのスケジュールも同じように共有しておくと、互いに空いている時間帯が把握でき、内々のミーティングスケジュールが立てやすくなります。
ここでは、スケジュール調整ルールをご紹介しますが、業種業態や仕事のやり方によってアレンジが出来ると思いますので、ぜひ参考にしてみてください。
①定例ミーティングは事前に先々まで登録しておく
②社長のルーティンなど、予定を入れてほしくない時間帯は事前にブロックしておく
③外出予定の場合は予定の前後１時間を移動時間としてブロックしておく
④その予定がどういった内容であるかをひと目でわかるように記載しておく
⑤社内で同席するメンバーがいる場合はそのメンバーを招待する
ⅲ 日程調整はアシスタントに任せる
私も例外なく・・ですが、日程調整についてこんなことありませんか・・？
◆そもそもスケジュール調整が面倒だしあまりやりたくない（先方からの提案を待ちたいけれど、お客様だし…という心境）
◆日程調整はしたものの、どこにメモをしたかわからなくなって再度確認をしなければならなくなった経験がある
◆スケジュールを手帳やカレンダーに入れ忘れてブッキングしていることが判明した
などなど、、、
はっきり申し上げて、アシスタント（もしくは秘書、社員、外部パートナー等の誰か）にお任せしてしまったほうが健全です。
「僕にアシスタントなんて」っておっしゃっているそこのあなた！
ご自分がどれだけ忙しくても業務を手放せない症候群になっていませんか？
これを書いている私（社長ですｗ）が一番手放せない症候群だったのでよくわかります。
不安ですよね？
お客様にどう思われるかな？アシスタントに日程調整させてるなんて若輩者の私が偉そうかな？そもそも頼まれたアシスタントは面倒だと思ってないかな？って（笑）
挙げだすときりがないのですが。
私の場合は、人の目が気になるタイプなのでこういう理由が次々に出てくるのですが、そうこうしているうちにお願いしてしまった方がラクになれますよ。
方法はこうです。
①日程調整テンプレを作って活用方法をすり合わせておく
②お客様への日程候補日の提案ルールを決めておく
例）平日の10時〜17時の間で1時間の枠を取って、３候補日をご提案する など
③候補日として提案した予定も、仮日程としてカレンダーに登録しておく
→ 日程が決まったタイミングで不要になった日程を削除する
このポイントを抑えておけば、安心してお任せすることができるのではないでしょうか。
ちょっとした日程調整している時間というのが、チリツモで意外と時間を割いているという実感を持たれている社長さんが多いようです。
お近くに依頼できるアシスタントが居ない社長さんは、ぜひCHECKIにお任せください！