前回は、”既読がつかない”ビジネスチャット『Chatwork』をご紹介しました。
前回の記事はコチラ！
『既読がつかないビジネスチャットツール、Chatwork！ 』
https://www.checki.jp/2021/08/08/blog2/
既読にならないという性質があるChatworkは、逆に言うと返信やリアクションがないということは、単純に「無視」していることと同義になってしまうことも忘れてはなりません。
ビジネスのシーンだからありえない！
って、思いますよね…ですが、SNS等で既読機能のついたメッセージングツールに慣れてしまっているのか、いわゆる「既読スルー」状態どころか「既読したかどうかわからないけどスルー」的な状況になっておられる方も多いようです。
チャットだから、すぐ返信ができたり、一つのメッセージは端的に短い文面でやり取りできるカルチャーがあるとはいえ、どういう風に返信しようかとハードルが高まるのでしょうか？？
それとも、メールでのやり取りよりスピードは格段にアップするため、膨大な未読メッセージに埋もれてしまう感覚があるのでしょうか…。
そんな「返信ができない」「返信忘れ」「返信が面倒」…などの解決策として、日頃からグループチャットをどう活用するかをご紹介したいと思います。
結論
| ビジネスチャット「Chatwork」の鉄板活用法はコレ！ ⅰ 話題ごとにグループチャットを分けて運用すること。 ⅱ 話しかけたい相手にTo（メンション）で呼びかけること。 |
ⅰ 話題ごとにグループチャットを分けて運用すること。
グループチャットの数が増えると探すのが大変・・とか、わけわかんなくなる・・と、おっしゃる方も多いのですが、メールもそうではありませんか？
そうなると、なんでもかんでも同じグループでやり取りを進めたくなってしまう方も多いのですが、そうすると、話題が混在してどこに何を書いていたかな？と混乱したり、他の話題が始まってしまうと、その前の話題に対して返信したい人が遠慮してしまうなんてことも起こり得るんです。
最初は少し慣れが必要かもしれません。
ですが、グループチャットは話題ごとに増やすことを声を大にしておすすめしたいのです。
話題ごとにグループを作成するメリットは…
その話題のグループチャットでは、それ以外のことをやり取りする必要がなく、話題が分岐したときにはグループチャットをまた新しく作成することで混乱を防ぐことが出来ます。
グループチャットに未読がついたときに、グループチャット名を確認するだけで予めどんなやり取りが行われているかを予測できます。
そして、グループチャット内でタスク（業務）依頼、そのタスクの完了をウォッチできますし、何より、関連メンバー間で薄く広い情報共有ができるようになります。
では、話題ごとと言ってもどんな区切りでグループを作成しているのか？
そのヒントをお伝えしたいと思います。
そのグループチャットにはどんなメンバーに入室してもらうと良いのかも含めてご覧ください。
◎プロジェクトごと
→プロジェクトに関連するメンバー全て
例：ホームページ制作プロジェクト 等
◎お客様（クライアント）ごと
→お客様と自社で関連するメンバー全て
例：◯◯社＆CHECKI 等
◎部署ごと
→部署メンバー全員
例：ALL 営業部 等
◎通達系
→全社メンバー
例：年末調整のお知らせ 等
◎ノウハウ・情報共有系
→関連メンバー全員 or 全社メンバー
例：クレーム共有チャット 等
ⅱ 話しかけたい相手にTo（メンション）で呼びかけること。
そして、グループチャットの運用に欠かせないルール！
それは、グループチャットで相手に話しかけるときは、To（メンション）機能を使って「誰に話しかけているのか」を明確にすることです。
メンバー全員が含まれているグループチャットで、唐突に誰に伝えているのかわからないようなメッセージが送られてくることがあります。
すると、メンバー間で「ん？」「誰に言ってる？」「どうしよう」とザワツキます。
その後、誰かしらが配慮して、「◯◯さんに◯◯ということでよろしいでしょうか？」などと、一度確認を挟むことになります。
名指しのときはTo機能を、メンバー全員に知らせたいときはALL機能を使いましょう。
そうすることで、相手に通知され、未読バッジがつくようになっています。
そして、名指しされた場合はあなたが返信する番です！必ず返信しましょう。
グループチャットでは、全体への共有するという側面と、特定の誰かや誰かたちとのやり取りを薄く広く共有するという側面を兼ね備えています。
特定の誰かとの会話を共有しているということは、先にお伝えしたようにToで話しかけられている方が返信しないときにも、周りのメンバーはザワツキます。
「◯◯さん、忘れているのかな？大丈夫かな？」なんて。
私たちはサポートするお仕事をしているため、こういったケースでは、返信していない方に個別で「お返事お忘れでは？」と、お知らせすることすらあります。
スムーズなコミュニケーションを取るためにも、基本ルールは守ってやり取りできるといいですね。
さいごに…
グループチャットが増えても効率が下がらない活用方法の一つに「検索」機能があります。
グループチャット名を検索することも出来ますし、メッセージ内の単語を検索することもできます。
メッセージに関しては、さらに検索オプションを活用して「除外キーワード」「発信者」「発信時期」を絞り込むことも可能です。
私の現在のグループチャット数は1,000個を超えていますが何ら不便を感じたことは有りません。
むしろ、この情報量をメールや同じグループであれこれ全部をやり取りすることを考えると想像するだけで青ざめます。
その他にも、グループチャットでやり取りするにあたって便利な機能がたくさんありますので、続いて紹介していけたらと思います！